Conditions générales de vente - Inscription au congrès CIPAM 2026

11^e Colloque international sur les plantes aromatiques et médicinales des régions d’Outre-mer

Organisé par l’APLAMEDOM, Association pour les Plantes Aromatiques et Médicinales de La Réunion.

Article 1 - Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) régissent les modalités d’inscription aux journées scientifiques du congrès CIPAM 2026, qui se tiendra les 2 et 3 novembre 2026 au Parc Technologique Universitaire – PTU, 2 rue Joseph Wetzell, 97490 Sainte-Clotilde, La Réunion.

Toute inscription au congrès implique l’adhésion pleine et entière aux présentes CGV. Le fait de s’inscrire vaut acceptation sans réserve de ces conditions.

Article 2 - Organisateur

L’événement est organisé par :

ASSOCIATION PLANTES AROMATIQUES MÉDICINALES (APLAMEDOM)
Association loi 1901 à but non lucratif
Adresse : 2 rue Maxime Rivière, 97490 Sainte-Clotilde - GIP CYROI
Président : Claude MARODON, PhD
Tél. : 02 62 93 88 18
E-mail : contact@aplamedom.org
N° RNA : W9R1000987
SIREN : 452 135 759
SIRET : 452 135 759 00036
Code NAF/APE : 9499Z
N° TVA intracommunautaire : FR29452135759

Article 3 - Inscriptions

3.1 Modalités d’inscription

L’inscription au congrès s’effectue en ligne via le formulaire disponible sur
www.cipam.re et via la plateforme HelloAsso.

Elle n’est considérée comme définitive qu’à réception :

• du bulletin d’inscription dûment complété ;
• du règlement correspondant ou d’un justificatif de prise en charge pour les inscriptions réalisées via une convention, un employeur ou au titre du statut étudiant dûment justifié.

3.2 Catégories de participants et tarifs

Les tarifs sont indiqués en euros, toutes taxes comprises. L’association n’est pas assujettie à la TVA pour cette activité.

Le tarif d’inscription comprend : l’accès aux journées scientifiques et aux sessions plénières, les pauses-café, les déjeuners et le dossier d’accueil du participant.

Le tarif d’inscription ne comprend pas : l’hébergement, le transport, le dîner de gala, proposé en option, et les visites de terrain, également proposées en option.

3.3 Date limite d’inscription

Les inscriptions sont ouvertes jusqu’au 20 octobre 2026, dans la limite des places disponibles. Passé ce délai ou en cas de complet, l’APLAMEDOM se réserve le droit de refuser toute inscription supplémentaire.

Un tarif préférentiel peut être appliqué jusqu’au 15 septembre 2026 inclus.

Article 4 - Modalités de paiement

Le règlement peut s’effectuer par :

• virement bancaire ;
• chèque à l’ordre de l’APLAMEDOM ;
• carte bancaire en ligne ;
• bon de commande administratif pour les organismes publics.

À compléter : coordonnées bancaires RIB/IBAN à joindre si le paiement par virement est proposé.

Le paiement doit intervenir lors de l’inscription ou dans un délai de 30 jours après réception de la facture. Toute inscription non accompagnée de son règlement dans les délais pourra être annulée sans préavis.

Une facture ou un reçu sera adressé au participant après encaissement.

Article 5 - Confirmation d’inscription

Une confirmation d’inscription sera adressée par e-mail à l’adresse renseignée par le participant, dans un délai de six jours ouvrés après réception du dossier complet comprenant le bulletin d’inscription et le paiement.

Article 6 - Annulation et remboursement

6.1 Annulation à l’initiative du participant

• Toute annulation reçue par écrit, par e-mail à
  contact@aplamedom.org,
  plus de 30 jours avant le début du congrès donnera lieu à un remboursement à hauteur de 80 %, déduction faite, le cas échéant, de frais de dossier de 10 %.
• Toute annulation reçue entre 29 et 15 jours avant le congrès donnera lieu à un remboursement à hauteur de 50 %, déduction faite, le cas échéant, de frais de dossier de 10 %.
• Toute annulation reçue moins de 15 jours avant le congrès, ou toute absence le jour de l’événement, ne donnera lieu à aucun remboursement.

6.2 Remplacement

Toute personne empêchée peut se faire remplacer par un collègue ou un confrère, sous réserve d’en informer l’organisation par écrit au plus tard sept jours avant le début du congrès, en précisant les coordonnées du remplaçant.

6.3 Annulation, report ou modification à l’initiative de l’organisateur

L’APLAMEDOM se réserve le droit d’annuler, de reporter ou de modifier le programme, les intervenants, les dates ou le lieu du congrès si des circonstances indépendantes de sa volonté l’exigent, notamment en cas de force majeure, de nombre insuffisant de participants ou d’événements climatiques.

Dans ce cas, sa responsabilité ne pourra être engagée au-delà du remboursement des sommes versées au titre de l’inscription.

En cas d’annulation pure et simple du congrès par l’organisateur, les participants seront intégralement remboursés des frais d’inscription déjà réglés, à l’exclusion de tous autres frais engagés, notamment les frais de transport ou d’hébergement, qui resteront à la charge du participant.

Article 7 - Droit de rétractation

Conformément à l’article L.221-28 du Code de la consommation, le droit de rétractation ne s’applique pas aux prestations de services d’hébergement, de restauration, de loisirs ou de manifestations culturelles fournies à une date déterminée, ce qui est le cas de l’inscription au congrès CIPAM 2026.

Article 8 - Accès et badge

L’accès aux sessions et aux espaces du congrès est conditionné au port visible du badge nominatif remis à l’accueil. Le badge est strictement personnel et incessible.

Article 9 - Propriété intellectuelle et communications

Les supports de communication, actes, résumés et présentations diffusés dans le cadre du congrès sont protégés par le droit d’auteur. Toute reproduction, même partielle, est soumise à l’autorisation préalable de l’APLAMEDOM et/ou des auteurs concernés.

Les participants sont informés que des prises de vue, notamment des photographies et vidéos, pourront être réalisées pendant l’événement à des fins de communication institutionnelle.

Toute personne souhaitant s’y opposer devra le signaler par écrit à l’organisation avant le début du congrès.

Article 10 - Protection des données personnelles

Les données collectées lors de l’inscription, notamment le nom, le prénom, la fonction, l’organisme et les coordonnées du participant, sont traitées par l’APLAMEDOM aux seules fins de gestion des inscriptions et de communication relative au congrès, conformément au Règlement européen (UE) 2016/679 relatif à la protection des données personnelles et à la loi Informatique et Libertés.

Conformément à la réglementation applicable, chaque participant dispose d’un droit d’accès, de rectification, de suppression et d’opposition. Ces droits peuvent être exercés en écrivant à
contact@aplamedom.org.

Les données éventuellement transmises aux partenaires ou prestataires nécessaires à l’organisation, notamment à la plateforme de billetterie en ligne, sont conservées pendant une durée de deux ans à compter de la date de fin du congrès.

Article 11 - Responsabilité

L’APLAMEDOM décline toute responsabilité en cas de vol, de perte ou de dommage causé aux effets personnels des participants durant le congrès.

Chaque participant est invité à souscrire, s’il le souhaite, une assurance couvrant ces risques.

Article 12 - Réclamations et litiges

Toute réclamation relative à l’inscription doit être adressée par écrit à l’APLAMEDOM, aux coordonnées indiquées à l’article 2.

Les présentes CGV sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relève de la compétence des tribunaux du ressort de Saint-Denis de La Réunion.

Article 13 - Acceptation

Toute inscription au congrès CIPAM 2026 implique l’acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente.

Document établi le 15 juillet 2026 - APLAMEDOM